De salarissen zijn op tijd betaald. De loonaangifte is gedaan. Er zijn geen vragen binnengekomen. Voor jou als werkgever lijkt alles goed te lopen.
Maar weet je ook wat ervoor nodig was?
Misschien verliep de maand soepel. Misschien moest je salarisprofessional achter ontbrekende gegevens aan, wijzigingen herstellen en dezelfde informatie meerdere keren aanleveren. Aan het eindresultaat zie je dat verschil niet.
Het nieuwste NIRPA-trendonderzoek naar de loonaangifteketen geeft aanleiding om daar eens beter naar te kijken. Want een salarisproces dat iedere maand wordt afgerond, is nog niet automatisch een proces dat goed is georganiseerd.
Wat de cijfers laten zien
De loonaangifteketen verbindt de Belastingdienst, UWV en het CBS. Het uitgangspunt is eenvoudig: werkgevers leveren gegevens één keer aan, waarna meerdere organisaties ze kunnen gebruiken.
Toch geeft 77 procent van de ondervraagde salarisprofessionals aan dat UWV gegevens opnieuw opvraagt die al via de loonaangifte zijn aangeleverd. Daarnaast ervaart 46 procent dat de administratieve lasten rond de loonaangifte de afgelopen vijf jaar zijn toegenomen.
Het onderzoek is uitgevoerd onder 352 salarisprofessionals. Het beschrijft hun ervaringen met de keten, niet de kwaliteit van jouw salarisadministratie. Maar het roept wel een relevante vraag op: hoeveel extra werk vangt jouw salarisprofessional op zonder dat je het ziet?
Wat je niet ziet, kun je moeilijk verbeteren
Stel dat wijzigingen in uren iedere maand via verschillende routes binnenkomen. Een deel staat in het systeem. Een deel komt per mail. Een leidinggevende geeft vlak voor de verwerking nog iets door.
Je salarisprofessional brengt alles bij elkaar, controleert de verschillen en zorgt dat het salaris klopt. Het probleem is opgelost. Voor deze maand.
Volgende maand begint hetzelfde werk opnieuw.
Zo kan een organisatie gewend raken aan een proces dat afhankelijk is van iemand die alles onthoudt, navraagt en rechtzet. Dat vraagt aandacht. Zeker wanneer die persoon op vakantie gaat, uitvalt of vertrekt.
Daarom is het verstandig om verder te kijken dan de vraag of de salarissen zijn betaald. Hoeveel herstelwerk was nodig? Waar ontstond dat? En kan een collega het proces overnemen?
Software neemt afspraken niet van je over
Een salarissysteem kan veel ondersteunen. Maar ook met goede software moet duidelijk zijn wie een wijziging aanlevert, wie deze controleert en wanneer de informatie compleet moet zijn.
Als die afspraken ontbreken, moet iemand de gevolgen opvangen.
Voordat je een nieuw systeem aanschaft of extra capaciteit inzet, loont het daarom om de terugkerende knelpunten te onderzoeken. Komt informatie te laat binnen? Zijn verantwoordelijkheden onduidelijk? Worden dezelfde gegevens op verschillende plekken bijgehouden?
Het antwoord bepaalt wat je nodig hebt. Soms is dat extra expertise of capaciteit. Soms begint de oplossing met één heldere afspraak tussen HR, finance en de leidinggevenden.
Betrek de salarisprofessional bij je besluiten
Besluiten over arbeidsvoorwaarden, vergoedingen en werktijden komen uiteindelijk in de salarisadministratie terecht. Toch is dat soms ook het moment waarop payroll er voor het eerst bij wordt betrokken.
Dan liggen de afspraken al vast en moet de uitvoering nog worden uitgezocht.
Door je salarisprofessional eerder te betrekken, kun je vooraf bespreken welke gegevens nodig zijn, welke controles erbij horen en hoe je de afspraak uitvoerbaar maakt. Je benut daarmee kennis die al in je organisatie aanwezig is.
Die behoefte aan inhoudelijke verdieping komt ook terug in het onderzoek. 63 procent van de deelnemers wil meer aandacht voor het belang van loonaangiftegegevens in bijscholing. Voor werkgevers is dat een reden om ontwikkeling serieus te organiseren. Reserveer tijd om kennis bij te houden en die te vertalen naar de eigen praktijk.
Onze kijk erop
Bij Candor People kijken wij bij een payrollopdracht ook naar de omstandigheden waarin het werk moet gebeuren. Wat moet de professional overnemen? Waar loopt de organisatie tegenaan? En wat is nodig om de administratie goed te laten draaien?
Een ervaren professional kan capaciteit toevoegen en overzicht brengen. Geef die professional dan ook ruimte om terugkerende problemen zichtbaar te maken en verbeteringen voor te stellen.
Dat vraagt om transparantie aan beide kanten. Jij maakt duidelijk wat je verwacht. De professional maakt duidelijk wat daarvoor nodig is en waar het proces kwetsbaar is.
Zo werk je samen aan een salarisadministratie die betrouwbaar is en beter overdraagbaar wordt.
Begin met één gesprek
Vraag je salarisprofessional bij de volgende maandafsluiting eens: wat heb je deze maand moeten oplossen dat we vooraf hadden kunnen voorkomen?
Dat antwoord kan meer vertellen over je salarisproces dan de constatering dat alles op tijd is betaald.
Kies vervolgens één terugkerend knelpunt. Maak iemand verantwoordelijk voor de oplossing en kijk de volgende maand wat het heeft opgeleverd.
Wil je weten welke payrollondersteuning bij jouw organisatie past? Wij denken graag met je mee over de expertise, capaciteit en afspraken die je nodig hebt.
Bron
Trendonderzoek Salarisprofessionals 2026 #3: Loonaangifteketen. Uitgevoerd door Performa Uitgeverij in opdracht van NIRPA, in samenwerking met de loonaangifteketen. Tussen 10 augustus en 18 september 2026 vulden 352 salarisprofessionals de vragenlijst volledig in. De genoemde percentages beschrijven hun antwoorden. De voorbeelden en aanbevelingen voor werkgevers zijn onze vertaling naar de organisatiepraktijk.
